HAPIJIRA : Quality, Health, Safety and Environment Integrated Management System

 

Delvi Yolanda, ST, MKKK*

Dalam bahasa Inggris yaitu “Manage” yang berarti mengurus, mengelola, mengendalikan, mengusahakan, memimpin. Kata Manajemen itu sendiri  berasal dari bahasa Perancis kuno yakni ménagement, yang berarti “seni melaksanakan dan mengatur”

Apa yang dimaksud dengan manajemen ?

Banyak para ahli memaknai apa itu yang dimaksud dengan manajemen” beberapa pakar  manajemen seperti :

• Henry Fayol mengatakan bahwa Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, dan mengontrol aktivitas organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan
• Peter Drucker - Drucker menyatakan bahwa manajemen adalah "proses mengatur sumber daya manusia dan sumber daya bisnis lainnya untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien." 
• Marry Parker Follet - Manajemen adalah sebagai suatu seni dalam hal kemampuan untuk memahami dan mengelola hubungan antara individuindividu dalam organisasi secara efektif. 
• George R. Terry - Manajemen adalah proses dan teknik-teknik yang digunakan dalam merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalikan pekerjaan dari anggota organisasi serta menggunakan sumber daya organisasi dengan cara yang efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi.

Dari beberapa hal yang disampaikan para pakar tersebut diatas dapat di simpulkan bahwa  Manajemen adalah suatu proses yang dilakukan oleh manusia, untuk merencenakan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengawasi usaha – usaha yang dilakukan, oleh anggota organisasi dan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien.

• Manajemen merujuk pada proses pengelolaan sumber daya dan aktivitas organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
• Melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dalam mengelola orang, uang, waktu, dan sumber daya lainnya.
• Manajemen terutama berfokus pada keputusan dan aktivitas yang dilakukan oleh individu atau kelompok dalam suatu organisasi.

Sedangkan yang dimaksud dengan sistem manajemen itu sendiri kita jabarkan menjadi beberapa aspek seperti :

• Cara dimana organisasi mengelola bagian-bagian terkait dari bisnisnya untuk mencapai tujuannya.  (https://www.iso.org/management-systemstandards.html)
• Sistem manajemen mencakup konsep manajemen yang diterapkan dalam suatu sistem terstruktur yang lebih luas.
• Melibatkan pemahaman dan pengelolaan proses, struktur, dan interaksi antara berbagai bagian dari organisasi atau sistem yang lebih besar.

Source:https://xebia.com/uk/blog/preparing-for-agile-maintenance-knowledgemanagement/

Dari ilustrasi diatas menggambarkan jika sebuah organisasi yang tidak menerapkan suatu sistem manajemen, di ibaratkan seperti  orang buta mengamati seekor gajah, yang melihat di belalainya akan mengatakan bahwa gajah itu seperti seekor ular, yang melihat pada sisi kakinya akan mengatakan bahwa gajah itu seperti batang pohon dan lain sebagainya. Tentunya bagi manajemen yang baik akan melihat hal tersebut sebuah problem yang harus disamakan persepsinya agar dalam melaksanakan sebuah keberhasilan usaha harus di samakan cara pandangnya. Itulah fungsi dari sebuah sistem manajemen.

Sebagai awal dalam pembentukan sebuah sistem manajemen, jajaran pemangku kepentingan atau manajemen perlu melihat secara keseluruhan dari kebutuhan manajemen tersebut, hal tersebut bisa di susun dan dilihat melalui proses bisnis organisasi secara menyeluruh, yang sering kita sebut dengan bisnis proses level 0, atau cara pandang perspective secara Helicopter View.

Standar Sistem Manajemen :

• Standar Sistem Manajemen (SSM) adalah hasil konsensus di antara para ahli internasional dengan keahlian dalam manajemen global, strategi kepemimpinan, dan proses serta praktik yang efisien dan efektif. 
• SSM dapat diterapkan oleh organisasi mana pun,baik skala  besar ataupun kecil.

JIka kita mengamati sebuah sistem manajeman maka tidak lepas dari apa itu yang dinamakan ISO. 

Apakah ISO tersebut ?

ISO artinya “SAMA”, diambil dari bahasa Yunani ISOS Ø Organisasi non pemerintah (LSM) yang didirikan pada tahun 1947, Kantor pusat di Genewa, Swiss. Terdiri dari 170 badan standard nasional. Sedangkan di Indonesia diwakili oleh BSN (Badan Standarisasi Nasional). ISO membentuk komite teknis dan subkomite untuk mengkaji dan menetapkan standar di berbagai bidang, seperti manajemen mutu, lingkungan, keselamatan kerja, teknologi informasi, dan banyak lagi. Lebih dari 19000 International Standard telah diterbitkan.

ISO Manajemen mutu  dimulai dari dunia militer, sejak pada masa perang dunia ke 2, tahun 1943. Pasukan Ingris membutuhkan banyak sekali amunisi untuk keperluan perang, sehingga pasukan Ingris membutuhkan banyak sekali supplier sebagai kon sequensinya. Demi standar kwalitas atas kebutuhan tersebut, mereka perlu untuk menetapkan standar untuk menseleksi supplier atau pemasok.

Perkembangan dari ISO manajemen mutu  sendiri selalu berkembang dimulai tahun 1987 dimana ISO tersebut berbasis pada standard, dikembangkan tahun 1994 dimana pendekatan pada sistem audit untuk memastikan peleksanaan sistem manajemen tersebut dikembangkan lagi pada tahun 2000 yang kita kenal dengan istilah “Tulis yang anda kerjakan dan kerjakan apa yang anda tulis “ di review lagi tahun 2008 pada pendekatan finding dan sertifikasi hingga akhirnya pada tahun 2015 adalah sistem yang berbasis pada risiko dan peluang.

Sistem Manajemen yang terintegrasi atau kita sering mendengan dengan Integrated Manajement System IMS adalah sebuah pola kerja yang mengabungkan dari semua aspek dari sebuah sistem, proses Dn standar yang diterapkan  pada sebuah bisnis contohnya sistem yang terintegrasi antara ISO 9001, ISO 14001 dan ISO 45001 dan kadang pula digabungkan dengan sistem yang mandatory harus dilaksanakan pada sebuah sektor pekerjaan Seperti SMKP (Sistem Manajemen Keselamatan Pertambangan), Sistem gabungan inbi memungkinkan sebuah organisasi untuk memenuhi semua kewajiban sesuai klausul yang atau elemen yang di persyaratkan. IMS yang berhasil diterpakna akan dapat menyelesaikan sebuah problematika cara pandang yang berbeda kedalam satu Bahasa dan mengurangi duplikasi proses sering dijumpai ketika menjalankan pada proses bisnis.

Dengan melaksanakan sistem manajemen yang terintegrasi maka organisasi dapat mendapatkan manfaatnya antara lain :

Meningkatkan Kinerja organisasi

IMS akan menimbulkan dampak yang baik pada komponen dan hasil yang di harapkan seperti peningkatan kualitas produk dan jasa, keselanatan, Dampak dan produktivitas.

Menghilangkan keberulangan pada sebuah proses.

Artinya organisasi dapat saja menyederhanakan suatu proses yang sama kedalam suat prosedur yang sama. Pada saat organisasi menerapkan lebih standar yang yang banyak secara bersamaan, maka dapat di arahkan menjadi sebuah prosedur yang terintegrasi sehingga hal ini dapat menghemat waktu dalam pelaksanaannya.

Akuntabilitas.

Akuntabiltas dapat di tegakkan lewat pelaksanakan IMS karena dengan implementasi IMS organisasi dapat menetepkan tujuan, proses,  dan SDM yang kohesif dengan menselaraskan sistem untuk melihat peningkatan akuntabilitas “ siapa mengerjakan apa?”

Konsistensi

Keruwetan pada sebuah sistem akan banyak berkurang karena pekerjaan akan mudah di pahami dan tentunya akan berdampak pada konsistensi yang berfokus pada sebuah peningkatan pekerjaan yang lebih baik lagi. Untuk mencapai tujuan bersama yang penting bagi organisasi.

Mengurangi birokrasi

Organisasi dapat mengabil keputusan yang lebih sistematis ketika IMS ini dilaksanakan dengan baik, Memudahkan dalam pengambilan keputusan dan memangkas birokrasi yang bisanya terlalu bertele – tele.

Optimalisasi proses dan sumber daya. 

Yang pertama harus di ingat adalah saat kita melihat sebuah persyaratan, janganlah itu dipandang sebuah beban  tambahan atau tugas  bagi organisasi, fokus utama kita adalah pada kepuasan pelanggan sehingga apa yang dikerjakan menjadi efisien dan efektif.Sumber daya dapat di optimalkam karena manjadi fokus pada implementasi proses.

Pengurangan pada proses maintenance.

IMS dapat mempertahankan terlaksananya persyaratan secara bersama dan merampingkan proses sebuah proses agar lebih berfokus oada peningkatan kinerja dan produktivitas.

Pelaksanaan Audit yang terintegrasi

Dengan pelaksanaan IMS tentu saja akan bisa menghemat waktu audit sehingga baik Auditor dan Organisasi dapat lebih efektif dalam menggunakan waktu dalam mencapai tujuan.

Mempermudah dalam pengambilan keputusan 

IMS dapat memudahkan organisasi untuk menganalisa problem – problem yang ada baik di area fungsional dan departemen dan juga bisa meningkatkan komunikasi pada saat pengambilan keputusan.

Demikian yang bisa kami sampaikan terkait dengan apa yang di sebut dengan Sistem Manajemen yang terintegrasi. Semoga membantu. Salam HAPIJIRA.

Sumber ALLSYS SHARING KNOWLEDGE