HAPIJIRA : Apa Perbedaan Antara Inspeksi dan Audit ?

 

Audit dan inspeksi adalah dua alat penting yang digunakan organisasi untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan, kebijakan, dan prosedur. Audit dan inspeksi sama-sama memiliki tujuan mengevaluasi kegiatan operasional, namun  juga memiliki beberapa perbedaan utama. Dengan lebih memahami tujuan dan karakteristiknya yang berbeda, organisasi dapat secara efektif memanfaatkan proses audit dan inspeksi untuk meningkatkan kepatuhan dan meningkatkan kinerja.

The UK’s Health and Safety Executive publication Managing for Health and Safety mendefinisikan audit kesehatan dan keselamatan kerja sebagai "Proses terstruktur untuk mengumpulkan informasi independen tentang efisiensi, efektivitas, dan kehandalan dari suatu sistem manajemen K3 dan untuk menyusun rencana tindakan korektif."

Definisi singkat audit adalah evaluasi sistematis, obyektif, kritis terhadap sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja suatu organisasi. Audit keselamatan memiliki tiga tujuan utama yaitu sebagai berikut :

1. Memastikan program keselamatan dan kesehatan kerja  diikuti oleh perusahaan
2. Mengidentifikasi kelemahan dalam program.
3. Memastikan dokumentasi yang sesuai dan tepat diimplementasikan.

Prinsip Dasar Audit

Audit memverifikasi bahwa sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja suatu organisasi ada dan beroperasi secara efektif, memiliki prinsip yaitu:

1. Sistematis – audit mengikuti serangkaian langkah dan tahapan logis dan mengikuti rencana yang disiapkan.
2. Objektif – semua temuan berbasis bukti.
3. Kritis – ini menyoroti area ketidakpatuhan (non-compliance) atau ketidaksesuaian (non-conformance)

Inspeksi adalah proses yang lebih sederhana dalam rangka memeriksa tempat kerja terhadap bahaya yang tidak terkendali dan memperbaiki apa pun yang ditemukan. Misalnya, tim atau perseorangan memeriksa alat pemadam kebakaran di  gedung untuk memverifikasi bahwa alat pemadam berada di tempat yang seharusnya, ditandatangani dengan benar, diberi label berisi tanggal inspeksi, dan ditandai.

Berikut ini adalah lima perbedaan signifikan antara inspeksi dan audit :

1. Audit fokus pada mengapa (Why), sementara inspeksi fokus pada apa (What)
2. Inspeksi fokus pada tindakan, audit fokus pada proses
3. Audit memberikan informasi kualitatif, dan inspeksi memberikan informasi kuantitatif
4. Audit itu rumit, sedangkan inspeksi sederhana
5. Audit menghasilkan tindakan, dan inspeksi menghasilkan rekomendasi

Ketidaksesuaian

ketidaksesuaian audit harus mempertimbangkan kaidah PLOR (Problem, Location, Objective Evidence, dan Reference).

Problem (Masalah)

Temuan ketidaksesuaian harus menjelaskan masalah apa yang ditemukan pada saat dilakukan audit baik saat pemeriksaan dokumen (desk audit) maupun saat melakukan pemeriksaan di lapangan (field audit), atau ketidaksesuaian antara dokumen dengan pelaksanaannya.

Location ( lokasi dimana masalah ditemukan)

Keterangan sangat penting bagi seorang auditee untuk memastikan bahwa benar-benar ada ketidaksesuaian yang ditemukan, penulisan lokasi ditemukannya ketidaksesuaian harus secara detail disebutkan agar auditee bisa menelusur dengan cepat serta bisa melakukan perbaikan sesuai sasaran yang diminta. Lokasi bisa ditulis dengan nama departemen, suatu tempat di lapangan, dan lain sebagainya.

Objective Evidence (Bukti-bukti pendukung)

• Pengumpulan bukti temuan di dalam kegiatan audit harus dilakukan secara objektif. Auditee bisa menyanggah atau mempertanyakan kepada auditor jika bukti pendukung tersebut tidak kuat. Oleh karena itu, dalam melakukan audit seorang auditor harus rajin mencatat semua bukti-bukti dan lakukan klarifikasi kepada auditee.
• Bukti-bukti ini bisa berupa nomor dokumen, tanggal temuan, nomor temuan, dan lain-lain.

Reference (Referensi mana yang dilanggar)

Pada saat melakukan audit sistem manajemen tentu seorang auditor telah dibekali dengan daftar periksa atau check list sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen yang menjadi acuan. Oleh karena itu, pada saat melakukan audit jangan lupa untuk menuliskan bagian mana dari persyaratan sistem manajemen yang dilanggar. Referensi dapat berupa Peraturan perundang-undangan, SOP/IK, atau persyaratan teknis.

Contoh penggunaan kaidah PLOR di dalam audit

• Ditemukan potensi risiko kebakaran ditunjukkan oleh keberadaan banyak puntung rokok di area larangan merokok PIT STOP dan Fuel Tank Pit Riung Gunung. Hal ini tidak sesuai dengan SOP no. 001/SOP/2021 tentang Bekerja di area Pit Stop dan Fuel Tank, dan Golden Rules perusahaan.
• Ditemukan 3 Prosedur kerja yang digunakan di Area Gudang Bahan Peledak Departemen Logistik yang sudah tidak berlaku (obsolete) dengan nomor SOP-002.Rev 00 tahun 2017, SOP-002.Rev 00 tahun 2017 dan SOP-003.Rev 00 tahun 2017. Hal ini tidak sesuai dengan SMKP Sub Elemen 6.2

Apa itu ketidaksesuaian Audit? 

Temuan audit adalah hasil evaluasi yang didapatkan dari bukti audit yang dikumpulkan berdasarkan kriteria audit. Hasil audit dapat mengindikasikan kesesuaian ataupun ketidaksesuaian terhadap kriteria audit atau peluang perbaikan. Ketidaksesuaian audit adalah penyimpangan terhadap bukti obyektif atas kriteria audit yang ditetapkan. Dalam hal ini auditor harus melakukan investigasi untuk menentukan kriteria audit mana yang dilanggar dan menetapkan rekomendasi tindakan perbaikannya secara tepat. Hasil ketidaksesuaian tersebut akan disampaikan auditor melalui laporan ketidaksesuaian Audit pada akhir audit atau sebelum closing meeting.

Berdasarkan standar audit sistem manajemen, ketidaksesuaian adalah kegagalan dalam memenuhi satu atau lebih persyaratan yang tersedia. Persyaratan ini berkaitan dengan pihak-pihak berkepentingan seperti pelanggan, regulator atau undang-undang, standar sistem manajemen yang diimplementasikan, dan/atau persyaratan organisasi yang telah ditetapkan. Ketidaksesuaian dapat ditemukan di area kerja manapun, baik dalam bisnis maupun pada semua tingkat operasi perusahaan, mulai dari proses produksi, penyediaan layanan, atau instruksi dan prosedur kerja. Contohnya, ketidaksesuaian yang terjadi di salah satu unit kerja yang berada pada lini produksi. Ketidaksesuaian tersebut disebabkan oleh adanya karyawan yang tidak mengikuti standar operasional prosedur perusahaan, sehingga menimbulkan masalah yang menimbulkan risiko kecelakaan kerja. Hal tersebut berdampak kepada tidak tercapainya pemenuhan target produksi yang akan berdampak pula terhadap citra perusahaan.

Apa itu Laporan Ketidaksesuaian?

Laporan Ketidaksesuaian Audit (LKA) atau Non-Conformance Report (NCR) adalah dokumen yang memuat rincian persyaratan yang tidak terpenuhi karena adanya ketidaksesuaian, analisa penyebab kenapa ketidaksesuaian dapat terjadi, dan tindakan koreksi yang harus dipenuhi segera untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut sebelum diputuskan apakah akan merekomendasikan untuk menerapkan tindakan korektif atau tidak. Tujuan utama LKA adalah untuk mengambil tindakan yang diperlukan dalam memperbaiki setiap kegagalan yang terjadi. Jika diperlukan, organisasi dapat menghilangkan penyebab ketidaksesuaian tersebut agar bisa memenuhi ketentuan standar yang berlaku. LKA ini harus diperiksa oleh orang yang dinilai kompeten dan ditunjuk oleh manajemen puncak. Biasanya, peran ini diambil oleh seorang manajer, kepala departemen dan/atau posisi terkait lainnya.

Bagaimana penanganan terhadap ketidaksesuaian Audit? 

Reaksi setiap organisasi terhadap ketidaksesuaian yang terjadi tentu akan berbeda-beda, mulai dari pengontrolan, perbaikan, sampai dengan penerimaan dampaknya.  Hal ini juga tergantung pada tingkat ketidaksesuaian yang terjadi tersebut. Secara kualitatif temuan audit dikategorikan menjadi 3 jenis ketidaksesuaian, yaitu major (pelanggaran fatal terhadap persyaratan), minor (terjadi ketidakkonsistenan dalam menjalankan sistemnya), dan observasi (berkaitan dengan peningkatan sistem).

Jika permasalahan yang menyebabkan ketidaksesuaian dinilai sangat serius, maka perusahaan harus dapat mengidentifikasi akar penyebab ketidaksesuaian agar tidak terjadi lagi dan menerapkan tindakan korektif yang efektif  (jika diperlukan). Tindakan korektif adalah tindakan yang dilakukan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian. Misalnya, tindakan korektif dapat mencakup memberikan pelatihan kepada karyawan tentang kebijakan dan prosedur baru yang tidak diikuti dengan benar dalam suatu proses. Hal ini berguna untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian.

Tidak setiap ketidaksesuaian harus melaksanakan tindakan korektif, dimana koreksi sederhana sudah cukup untuk menyelesaikan masalah tersebut. Selain itu, ada kalanya tindakan korektif juga memerlukan investasi sehingga mendorong perusahaan harus memutuskan apakah ketidaksesuaian ini relevan dan layak untuk menghabiskan sejumlah uang yang diperlukan untuk menerapkan tindakan korektif tersebut.

Bagaimana membuat laporan ketidaksesuaian audit?

Berikut adalah 5 langkah yang bisa dilakukan untuk membuat laporan ketidaksesuaian audit yang efektif.

1. Jelaskan secara detail permasalahan yang menyebabkan ketidaksesuaian. Dalam hal ini orang yang bertanggung jawab untuk membuat laporan ketidaksesuaian harus memberikan rincian permasalahan yang menyebabkan ketidaksesuaian yang terdeteksi, termasuk siapa, apa, kapan, dan dimana. Penjelasan yang diberikan harus jelas dan dapat dipahami, sehingga ketidaksesuaian dapat diselidiki dengan benar jika diperlukan.
2. Berikan penjelasan terkait persyaratan yang tidak terpenuhi. Buatlah daftar persyaratan yang belum dipenuhi organisasi, sehingga dapat membantu memastikan bahwa orang yang bertanggung jawab dapat mengatasi ketidaksesuaian tersebut dengan memahami persyaratan yang dilanggar. Semakin spesifik permasalahan, maka semakin efektif koreksi atau tindakan korektifnya. Contohnya berupa persyaratan klien, standar ISO, persyaratan peraturan, dll.
3. Buatlah rencana tindakan untuk melakukan koreksi & tindakan korektif yang diperlukan. Dalam hal ini umumnya rencana tindakan berisi petunjuk tentang cara mengatasi ketidaksesuaian. Namun, jika perencanaan tindakan ini dibuat dengan baik dan benar, maka akan dapat mengurangi konsekuensi dari ketidaksesuaian. Koreksi adalah aktivitas yang dilakukan untuk memperbaiki ketidaksesuaian. Sedangkan tindakan korektif adalah  langkah lanjutan dari tindakan koreksi dimana dilakukan analisis penyebab ketidaksesuaian dan fokus pada menghilangkan penyebabnya, untuk mencegah masalah tersebut terjadi kembali.
4. Verifikasi penutupan tindakan. Verifikasi ini perlu disertakan dalam laporan ketidaksesuaian untuk mengkonfirmasi hasil tindakan koreksi dan korektif yang diambil untuk menyelesaikan masalah ketidaksesuaian. Jika ketidaksesuaian belum diselesaikan setelah melakukan tindakan koreksi yang direncanakan, maka harus dibuat lagi laporan lain dengan menggunakan perincian dari ketidaksesuaian yang sebelumnya teridentifikasi.
5. Pemantauan dan pengukuran. Lakukan pemantauan dan pengukuran terhadap Laporan Ketidaksesuaian melalui Tinjauan Manajemen. Tahap ini merupakan bagian penting dari perbaikan berkelanjutan. Pastikan kembali rencana tindak lanjut audit perusahaan Saudara telah mencakup tindakan perbaikan, pencegahan, dan peningkatan yang tepat, dan melaksanakannya sesuai batas waktu yang ditetapkan.

*Eka Sumarna

Praktisi Keselamatan Pertambangan