Grafis & Text : Agung Budiarto*
Kita banyak mengenal istilah tentang pertemuan, rapat ataupun sering disebut meeting. Ada pertemuan pada tingkatan manajer yang membahas tentang hal – hal yang bersifat strategis, ada meeting produksi yang membahas tentang performance dan pencapaian produksi, ada meeting anggaran dan ada juga meeting bulanan. dll
Bagaimana dengan meeting Safety?
Safety meeting atau pertemuan keselamatan pertambangan ada ragamnya.
- Safety committee meeting. Safety committee meeting ada tiga tingkatan atau lebih, pada tingkat pertama atau level satu dipimpin oleh pemegang IUP dan dipimpin oleh orang tetinggi di lapangan atau proyek dalam hal ini adalah KTT (kepala teknik tambang) di bantu sebagai sekretaris adalah bagian Keselamatan Pertambangan ( HSE ). Sedangkan anggotanya adalah semua pengawas operasional dan pengawas teknis juga penanggung jawab operasional (PJO)
SAFETY COMMITTEE TINGKAT 1
Safety Committee meeting level pertama ini tentunya membahas hal – hal yang sangat strategis dibidang keselamatan pertambangan, hal – hal yang bersifat teknis dan operasional tentunya akan dibahas pada safety committee level 2 yang di pimpin oleh pengawas operasional, dan untuk sekretarisnya masih dibantu salah satu staff HSE sedangkan anggotanya bisa para pekerja tambang dan pimpinan mitra kerja (kontraktor), atau pengawas yang bekerja pada mitra kerja (kontraktor). Pembahasan pada pertemuan level 2 ini bersifat operasional penjabaran dari hasil pertemuan di pertemuan committee level 1 dan fokus pada implementasi. Untuk hal – hal pekerjaan operasional yang spesifik seperti operasional, loading, dumping atau hauling dll, tentunya lebih detail di bahas pada safety meeting level 3 yang di laksanakan oleh kelompok pekerja ataupun kontraktor.
SAFETY COMMITTEE TINGKAT 2
Pertemuan yang kita lakukan saat awal shift disebut safety talk, safety talk terdiri dari safety briefing dimana pada safety briefing ini terjadi komunikasi timbal balik antara pengawas dan pekerja atau sebaliknya, biasanya termasuk serah terima pekejaan atau job pending, selain itu ada juga sebutan P5M singkatan dari pembicaraan lima menit, dilihat dari artinya pertemuan ini tidak boleh lebih dari lima menit dalam artian pembicaraan ini hanya dilakukan satu arah yang berisi instruksi dari pengawas ke pekerja dalam bahasa asingnya adalah one point lesson. Mungkin bisa pembacaan JSA, Instruksi kerja atau perintah kerja saja.
Dalam pelaksanaan pertemuan Keselamatan Pertambangan tentu memerlukan informasi timbal balik, seorang pengawas ingin agar informasi yang disampaikan bisa di pahami oleh bawahanya, namun demikian informasi yang disampaikan sering hilang dijalan, dikarenakan perasaan lebih dominan dari pada apa yang dipikirkan dan disampaikan dari orang ke orang sehingga terjadi perlambatan dalam penerimaan informasi, sehingga apa yang perlu dilakukan sistem pertemuan yang efektif yakni dengan pertemuan tatap muka (face to face), karena dengan pertemuan tatap muka, antara pemberi informasi maupun penerima bisa lebih intens dan bisa memperagakan informasi tersebut melalui media. Para pekerja akan mengingat : 10 % yang mereka baca , 20 % yang mereka dengar, 30 % mereka lihat, 50 % yang mereka lihat dan dengar, 70 % yang mereka katakan dan diskusikan dan 90 % yang mereka katakan dan lakukan tentang suatu hal.
Metode Pertemuan
Ada beberapa metode pertemuan yang bisa di pilih agar pertemuan bisa dilaksanakan secara efektif dan efisien antara lain metode ceramah dan diskusi, dimana metode ini pengawas lebih dominan dan mampu menjadi katalisator dan mampu mengendalikan pertemuan. Kedua adalah metode diskusi tanya jawab dimana para peserta sudah paham akan apa yang di informasikan sehingga tidak memerlukan ceramah lagi cukup tanya jawab saja. Ketiga adalah metode pro dan kontra dimana metode ini dilakukan jika ada peserta yang setuju atau ada yang tidak setuju, namun metode ini memerlukan fasilitator yang bijaksana dan bisa mengendalikan emosi untuk masing – masing peserta, dan yang terakhir adalah metode diskusi kelompok dimana masing – masing peserta dibagi dalam kelompok kecil dan mereka berdiskusi selanjutnya melaksanakan presentasi dai hasil diskusi tersebut.
Hal – hal yang harus dipersiapkan dalam melaksanakan pertemuan adalah memilih topik, sebaiknya dalam pemilihan topik dicari topik yang dikuasai jangan sampai pengawas memilih topik yang tidak dia pahami sehingga bisa menghambat informasi yang diterima oleh para pekerja. Selanjutnya kita perlu menyusun agenda rapat seperti penentuan waktu pertemuan rangkaian agenda seperti membuka rapat, malaksanakan proses ceramah, menjawab pertanyaan dan menyimpulkan dan terakhir menutup rapat
Contoh pembuatan rencana pertemuan keselamatan pertambangan :
*Penulis adalah anggota DPP APKPI bidang Media dan Komunikasi